Business Process Management
Business Process Management (BPM) obezbeđuje alate za analizu, implementaciju, izvršavanje i praćenje svakodnevnih poslovnih procesa u kojima se sadržaj koristi za donošenje odluka i u kojima ljudi donose odluke. BPM često uključuje interakciju sa drugim poslovnim aplikacijama, kao što su SAP® i Oracle®. Osnovna prednost BPM sistema u odnosu na standardni workflow mehanizam jeste mogućnost da se u procesima definišu sve potrebne akcije, bez nepoznatih ili nepovezanih segmenata, na nivou čitavog preduzeća.

Open Text BPM rešenje podržava kreiranje neograničenog broja procesa koji mogu da sadrže praktično proizvoljan broj pojedinačnih koraka. Svaki od tih koraka može da predstavlja akciju koja se dešava unutar samog sistema (zaduživanje opreme kod primanja novih radnika), u nekoj od eksternih aplikacija (validacija ulaznih faktura), ali i izvan matičnog preduzeća (revizija dokumenta od strane spoljnog saradnika).

Postupak počinje definisanjem procesa u preduzeću i njihovim dizajniranjem u odgovarajućem grafičkom alatu. Svakom koraku moguće je dodeliti zaposlene koji treba da ga izvrše (jedan ili više njih), vreme za koje treba da bude završen, eventualne uslovljenosti i dokumenta koja se na dati korak/proces odnose. Dokumenta je, osim sa hard diska, moguće preuzeti i iz Open Text Document Management ili SAP ERP rešenja. Pored toga, moguće je definisanje izgleda i sadržaja strane sa detaljima, što znači da zaposleni uvek imaju na raspolaganju sve informacije koje su im potrebni da bi što brže i što kvalitetnije završili svoj deo posla.

Dakle, osnovna namena sistema nije da jednostavno preslika postojeće procese u elektronski oblik, već da to digitalno okruženje iskoristi do maksimuma. To znači da radnici ne dolaze u situaciju da ne znaju šta je tačno njihov posao i šta konkretno treba da urade, kada nešto treba da bude završeno ili koje sve podatke treba da predaju dalje i kome. Open Text BPM u svakom trenutku korisnicima daje pregled svih zadataka koje treba da izvrše, ali omogućava i pregled čitavog procesa, kako bi svako bio upoznat sa kompletnim procesom, a samim tim i razlogom zbog čega je dobio neki konkretan zadatak i kome će biti prosleđen rezultat njegovog rada. Osim toga, čim radnik označi svoj zadatak kao završen (uz popunjavanje potrebnih podataka), definisani proces automatski nastavlja dalje. Ovo je veoma bitna razlika u odnosu na klasični sistem definisanja procesa na papiru, gde radnici uglavnom nemaju informacije o čitavom procesu i kome treba da proslede svoje rezultate, pa ih najčešće vraćaju onome od koga su dobili svoj zadatak, što dovodi do stalnog vraćanja zadataka unazad i gubljenja vremena. Dakle, pojedine akcije u sistemu se aktiviraju automatski, prosleđuju odgovarajućim ljudima, sa svim potrebnim informacijama.

U slučaju primanja novog radnika, proces bi mogao da počne od trenutka kada je sa radnikom sve dogovoreno. Prvi korak bi mogao da bude dodela osobe koja će da ga upozna sa kolegama u odeljenju, nekim opštim procedurama i radnim mestom. Međutim, paralelno sa tim, odgovarajuća služba u svom sandučetu već ima sve informacije o novom kolegi koje su im potrebne da bi mu obezbedili svu neophodnu opremu za rad - zaštitno odelo (u odgovarajućoj veličini), računar, mobilni telefon, identifikacionu karticu, ormarić za lične stvari i lozinke za pristup. Pritom svaki od navedenih koraka može da bude dodeljen posebnom čoveku, ali će svako od njih, u svakom trenutku, zahvaljujući mogućnosti pregleda čitavog procesa, znati zbog čega to treba da uradi i šta je već urađeno pre toga (ili šta se radi paralelno sa tim) ili će tek da bude urađeno. Ukoliko bilo koji korak nije završen u predviđenom roku, šalju se odgovarajuća obaveštenja, a sistem omogućava i da se određeni korak jednostavno prenese na drugog radnika.

Zahvaljujući ovakvom sistemu, neće se desiti da bilo koji korak bude preskoćen ili da nešto ne bude završeno na vreme. Osim toga, automatsko aktiviranje koraka i određenih akcija, kao i činjenica da se proces nijednog trenutka ne vraća unazad (osim ako je tako predviđeno), donose ogromne uštede, uz povećanje produktivnosti i efikasnosti i smanjenje troškova.

Veoma značajna je i mogućnost povezivanja Open Text BPM sistema sa drugim aplikacijama, kao što je SAP. Ta integracija nije samo na nivou korišćenja podataka iz SAP baze, već na međusobnoj komunikaciji između programa. Konkretno, za ulazne fakture, koje su skenirane i unete u SAP, bilo bi moguće pokrenuti proces, uz koji bi bili priloženi svi bitni podaci iz same fakture, kako bi neko od menadžera izvršio potrebnu validaciju. I to bez pristupa SAP aplikaciji, korišćenjem samo BPM web interfejsa koji omogućava i pristup (samim tim i validaciju faktura) sa praktično bilo koje udaljene lokacije, preko Interneta. Na taj način štedi se i na vremenu, jer se koristi jednostavan interfejs, ali i na licencama, jer menadžeri nemaju potrebu da pristupaju direktno SAP softveru.

Takođe, integracija sa Document Management sistemom ne završava se na mogućnosti da se uz proces priloži dokument iz DM baze, već je moguće postavljati dodatne uslove prema drugim podacima iz profila dokumenta i tako obezbediti da se proces odobravanja ne pokrene za svaki kreirani dokument, nego samo za ugovore ili samo za dokumenta koje je kreirao određeni radnik. Naravno, kada je dokument priložen uz proces (kao attachment), sa svim svojim podacima, nema potrebe da bilo ko naknadno pristupa DM sistemu, već dokument može da otvori direktno iz procesa, ali i da pregleda kompletnu istoriju dokumenta! Na kraju, ukoliko je dokument odobren, završni korak može da bude aktiviranje akcije unutar DM sistema koja će da obezbedi zaključavanje dokumenta za dalje izmene.

Posebnu pogodnost predstavljaju opcije za stalnu kontrolu procesa, šta je urađeno, šta je još ostalo, kao i pregled izveštaja, uz mogućnost proizvoljnog kreiranja novih.

Za dodatne informacije, kontaktirajte nas na office@micro-bs.com.